Khi lô thú bông đã làm xong, một thùng “vật tư dư” chưa cho biết bạn nhận lại những gì. Vải còn nguyên, gòn chưa dùng và chi tiết đã cắt cần được ghi riêng theo đúng mã và tình trạng. Việc đối chiếu rõ ngay lúc kết lô giúp bạn biết phần nào có thể dùng tiếp và phần nào vẫn cần hai bên giải thích.
Đếm phần đang ở đâu trước khi tính phần sẽ trả
Bắt đầu từ phiếu giao vật tư và các lần cấp bổ sung của đúng lô. Với mỗi mã, xác định vật tư đang nằm trong thành phẩm, hàng còn làm dở, mẫu ngoài lô hay ở kho vật tư còn lại. Nếu có nhiều lô dùng chung một loại vải hoặc phụ kiện, cần nhận diện phần của lô đang kết thúc; tổng tồn của cả kho không thay cho lượng thuộc đơn của bạn.
“Chưa nằm trong thành phẩm” cũng chưa đồng nghĩa “đã mất” hoặc “sẽ được hoàn trả”. Một chi tiết đã gắn vào sản phẩm dở không còn là chi tiết rời có thể giao lại ngay. Ghi vị trí và trạng thái giúp tránh cộng nó lần nữa vào khay vật tư dư.
Vải, gòn và chi tiết cần các dòng ghi khác nhau
- Vải: ghi mã, màu/lô nếu có, số mảnh và kích thước phần còn dùng được. Một dải hẹp không tương đương với mảnh nguyên cùng chiều dài; chỉ quy về mét khi cách đo và khổ vải thực sự tương ứng.
- Gòn: ghi đúng loại và khối lượng, tách khối lượng bao bì khi cân. Gòn còn sạch, nguyên trạng và phần chờ đánh giá không nên gộp vào một con số “dư tốt”.
- Chi tiết cắt hoặc phụ kiện: đếm theo chiếc/cặp đúng cách cấp ban đầu, kèm mã, phiên bản và tình trạng. Không cộng 10 cặp tai thành 10 chiếc tai.
Một mảnh lớn và nhiều dải nhỏ có thể cùng được gọi là vải dư nhưng không có khả năng sử dụng như nhau. Hình minh họa.
Những dấu bẩn, mép cắt hoặc hư hỏng ảnh hưởng khả năng dùng tiếp nên có ảnh và ghi chú. Không tự ghi mọi mảnh vụn là dùng được, cũng không tự bỏ một phần vì cho rằng nó không còn giá trị. Cách giữ lại, hoàn trả hoặc xử lý cần theo thỏa thuận của đơn.
Ví dụ: còn 50 chi tiết ngoài hàng hoàn thiện, nhưng chỉ 25 chi tiết rời nguyên vẹn
Ví dụ giả định, không phải số liệu hoặc định mức của xưởng: khách cấp 500 chi tiết cùng một mã. Khi kết lô, 450 chi tiết đã nằm trong thành phẩm được đối chiếu, 20 nằm ở hàng dở, 25 chi tiết rời nguyên vẹn và 5 chi tiết đang chờ xác định cách xử lý. Tổng là 500; không có phần chênh số lượng trong bảng giả định này.
Nếu chỉ lấy 500 trừ 450, bạn thấy 50 chi tiết “còn lại”. Nhưng không thể lập phiếu trả 50 chi tiết rời: 20 đang ở hàng dở và 5 chưa có kết luận. Phiếu dự kiến trả phải thể hiện 25 chi tiết rời nguyên vẹn, cùng ghi nhận riêng hai nhóm kia. Sau bàn giao, số người nhận thực đếm và chấp nhận mới là số đã trả.
Nếu kiểm lại chỉ tìm được 24 thay vì 25 chi tiết rời, ghi chênh 1 chi tiết và căn cứ cần kiểm tiếp. Không tự sửa lượng đã cấp hoặc gọi 1 chi tiết ấy là hao hụt cho bảng vừa khớp. Phép đối chiếu phát hiện phần cần làm rõ; nó không tự xác định trách nhiệm hay mức bồi thường.
Ghi số cân hoặc số đếm thực tế của từng nhóm; hình không thể hiện số liệu trong ví dụ.
Một phiếu kết lô nên đọc được cả trước và sau bàn giao
Mỗi dòng có thể ghi: mã vật tư/phiên bản; đơn vị; lượng cấp và bổ sung theo chứng từ; các nhóm đã đối chiếu; lượng dự kiến trả; số thực nhận; tình trạng; phần chênh hoặc còn chờ; ngày và người xác nhận thực tế. Với vải nhiều hình dạng, kèm danh sách mảnh hoặc ảnh có cách nhận diện thay vì ép tất cả vào một ô tổng mét.
Giữ riêng thời điểm kiểm kho với thời điểm giao trả. Một kiện đã đóng nhưng chưa bàn giao vẫn là hàng đang chờ trả. Khi trả nhiều đợt, ghi lượng mỗi đợt và phần còn lại để không lấy phiếu dự kiến làm bằng chứng đã nhận đủ.
Nếu bạn đang giao công đoạn từ vật tư có sẵn, xem phạm vi quy trình gia công của Gia Công Thú Bông và gửi kèm cách cấp, theo dõi và trả vật tư mong muốn. Mẫu ghi trên là gợi ý để trao đổi, không phải biểu mẫu nội bộ hay cam kết hoàn trả mặc định của doanh nghiệp. Các hình chỉ dùng minh họa cách phân nhóm.